Lorsque l’on parle d’intelligence artificielle appliquée à la téléphonie, on imagine parfois un robot capable de répondre à tous les appels et de remplacer un standardiste.
Dans la réalité, l’IA intervient aujourd’hui de façon beaucoup plus concrète dans le quotidien des entreprises. Elle permet notamment de créer plus facilement des messages téléphoniques professionnels et de transformer les messages vocaux reçus en texte.
Deux fonctionnalités simples, mais particulièrement utiles pour améliorer l’accueil téléphonique, gagner du temps et rester plus réactif.
L’IA ne remplace pas votre accueil téléphonique
Un client qui appelle une entreprise attend avant tout d’être bien accueilli, correctement informé et rapidement pris en charge.
L’intelligence artificielle n’a donc pas vocation à supprimer le contact humain. Elle vient plutôt simplifier certaines tâches qui prennent du temps aux équipes :
- rédiger un message d’accueil ;
- enregistrer une nouvelle annonce ;
- actualiser rapidement les horaires ou les congés ;
- écouter plusieurs messages vocaux ;
- relever les coordonnées laissées par un appelant ;
- identifier les demandes à traiter en priorité.
L’humain reste au cœur de la relation. L’IA lui permet simplement d’accéder plus rapidement à l’information et de mieux gérer les appels reçus.
1. Créer plus facilement ses messages téléphoniques
Le message d’accueil est souvent le premier contact entre un client et une entreprise. En quelques secondes, il doit rassurer l’appelant, lui confirmer qu’il a composé le bon numéro et lui indiquer clairement la suite de son parcours.
Pourtant, de nombreuses entreprises conservent encore des annonces trop longues, impersonnelles ou qui ne correspondent plus à leurs horaires et à leur organisation.
Avec l’intelligence artificielle, il est désormais possible de créer rapidement différents messages :
- un message d’accueil ;
- une annonce d’attente ;
- un message de fermeture ;
- un message pour les congés ;
- une information exceptionnelle ;
- une annonce dans plusieurs langues.
De la rédaction à la voix
La création commence par le texte. L’IA peut aider l’entreprise à structurer son message, à choisir les bonnes informations et à adapter le ton à son activité.
Le texte est ensuite transformé en message audio grâce à une voix générée par l’intelligence artificielle. Plusieurs voix et ambiances peuvent être proposées pour obtenir un résultat cohérent avec l’image de l’entreprise.
Une musique peut également être ajoutée pour accompagner l’attente.
Cette solution permet d’obtenir rapidement un message professionnel sans devoir organiser un enregistrement en studio à chaque modification.
Découvrez comment créer votre message téléphonique avec l’IA.
Une mise à jour plus simple tout au long de l’année
Les horaires, les congés et l’organisation d’une entreprise évoluent régulièrement. Pourtant, les messages téléphoniques ne sont pas toujours mis à jour au même rythme.
Résultat : un client peut entendre une information devenue incorrecte ou tomber sur une tonalité sans savoir si l’entreprise est fermée, occupée ou simplement indisponible.
Grâce à la création assistée par l’IA, une nouvelle annonce peut être préparée plus facilement à l’occasion :
- des congés d’été ;
- des fêtes de fin d’année ;
- d’une fermeture exceptionnelle ;
- d’un changement d’horaires ;
- d’un déménagement ;
- d’un événement particulier.
L’entreprise conserve ainsi un accueil téléphonique clair et professionnel, même lorsque son organisation évolue.
2. Lire ses messages vocaux au lieu de devoir les écouter
Lorsqu’un appel ne peut pas être pris, la messagerie vocale permet à l’appelant de laisser sa demande. Encore faut-il que le message soit écouté et traité suffisamment rapidement.
Or, écouter un message vocal n’est pas toujours pratique. Un collaborateur peut être en rendez-vous, en déplacement ou dans un environnement bruyant. Il doit parfois réécouter le message plusieurs fois pour relever un nom, un numéro ou une information importante.
La retranscription vocale permet de transformer automatiquement le message audio en texte.
Le collaborateur peut alors prendre connaissance de la demande directement depuis son écran, sans devoir écouter immédiatement l’enregistrement.
Une information plus rapide à consulter et à partager
La retranscription facilite le traitement des messages reçus. En quelques secondes, le collaborateur peut :
- identifier l’appelant ;
- comprendre l’objet de sa demande ;
- retrouver une information précise ;
- évaluer le niveau de priorité ;
- transférer le message à un collègue ;
- préparer son rappel.
Prenons un exemple simple.
Un commercial sort de rendez-vous et découvre trois messages vocaux. Plutôt que de les écouter les uns après les autres, il peut consulter leur retranscription et identifier immédiatement qu’un client attend une réponse urgente, qu’un fournisseur demande un document et qu’un autre interlocuteur souhaite simplement être rappelé dans la semaine.
La messagerie vocale devient ainsi plus facile à exploiter au quotidien.
Découvrez les avantages de la retranscription vocale.
Une aide précieuse pour les équipes mobiles
La retranscription vocale est particulièrement utile pour les collaborateurs qui ne travaillent pas toujours derrière un poste fixe :
- commerciaux itinérants ;
- techniciens en intervention ;
- dirigeants en déplacement ;
- équipes en télétravail ;
- collaborateurs répartis sur plusieurs sites.
Elle complète les nouveaux usages de la téléphonie professionnelle, qui permettent désormais de gérer ses communications depuis un ordinateur ou un mobile.
Avec Phone Pilot Express, les collaborateurs peuvent notamment passer et recevoir leurs appels professionnels, consulter leur journal d’appels, accéder à leur messagerie et gérer leurs renvois depuis une interface unique.
L’accompagnement OcciCom
Chez OcciCom, nous ne nous contentons pas de mettre une fonctionnalité à disposition.
Nos équipes vous accompagnent pour adapter votre accueil téléphonique à votre entreprise :
- étude de votre organisation et de vos flux d’appels ;
- choix des messages à mettre en place ;
- aide à la rédaction des textes ;
- création des annonces téléphoniques ;
- intégration à votre installation ;
- configuration de votre messagerie ;
- accompagnement dans la prise en main des outils.
L’objectif n’est pas d’ajouter de l’IA pour pouvoir dire qu’il y a de l’IA. Il est de choisir des fonctionnalités réellement utiles à vos équipes et à vos clients.
